仕事で時間を有効活用するコツを10個あげてみた。学生と社会人の違いって時間にあるよね

学生と社会人の違いは時間にある

学生と社会人の違いって何やろうか?考えてみたら、「時間感覚である」って思うねん。

どういうことかって?

  • 学生さんの「 時間 」は基本的に自分が自分のために使うもの。 時間 をどう使っても個人の自由。
  • 社会人の「 時間 」。特に仕事に関する「 時間 」は、基本的に自分以外の人のために使うものであり、会社員であれば1分1秒に賃金が発生している。

つまり、社会人になれば、「 時間 」を有効活用できない人は「仕事のできない人」と判断されるねん。

限られた業務時間で、できる限り多くの作業がこなせる人は「 仕事ができる人 」と言われる。もちろん業種や業態によって、単位時間当たりの作業量が多ければ多いほど仕事ができるという論理があてはまらないものもあるだろう。

今回の記事では、薬剤師のけいしゅけが「調剤薬局における薬剤師」の仕事について考えて書くため、「単位時間の作業量が多いほど仕事ができる人である」という考えが正しいものとして話を展開していくで。

ほんじゃ、単位当たりの仕事量を増やす時間感覚を磨き、 時間を有効に使うコツ を10個紹介していこうと思う!!

時間を有効に使うコツ ①:1日を1時間ごとに区切ってざっくり計画を立てる

極めて簡単かつ効果が高い方法としてまず紹介したいのが、1日の業務時間を1時間ごとに区切り、どの作業をどの時間にするか?といったザックリ計画を立てる。というもの。

僕が調剤薬局で仕事をする場合の段取りの方法はまさにコレを実践している。具体的に示そう。

  • 8:30~9:00 デスクワーク(メールチェック、提出書類をまとめる) & 本日の1包化患者(調剤に時間のかかる方)のチェック(←カレンダーに書き込んである)
  • 9:00~  店舗スタッフに必要な申し送りをする。ホワイトボードに重要事項を書く(聞いたことを忘れるという事を回避するため)施設に配達するべき薬を車に積み込める状態にする。
  • 10:00~ 外来対応
  • 11:00~ お昼休憩回しスタート(11:30~ 1人目を入れる)
  • 12:00~ お昼休憩に順次スタッフを入れる。患者さんが引いたのを見て薬歴処理。午前中の分はすべて終わらせる
  • 13:00~ 他店舗との電話対応やメールチェック。発注業務
  • 14:00~ 午後診察開始。外来対応
  • 15:00~ 外来対応
  • 16:00~ 施設対応(配薬準備、施設予製の監査やセットを他のスタッフに振る)、外来1包化予製など作成を他のスタッフに振る
  • 17:00~ 施設に配薬に行く。薬歴処理。報告書作成。薬棚に補充をし発注をするなど翌日以降の準備
  • 18:00  業務終了

ザックリ書くとこんな感じになる。

こうした計画を立てることで、どこまで今日やるべきことが達成できているかを計ることができるし、イレギュラーが発生した場合に、優先順位を考えて計画を見直して計画に入れ込んでいない時間帯に作業を組み込むねん。結果として、1日あたりで言えば「やるべきこと」がすべて達成できるようにするってわけ。

けいしゅけ

優先してやるべきことだけでも計画しておくことで、不意に起こるイレギュラーの対応に追われても最低限クリアすべきことはできるようになるで!

逆に、計画していなければ、イレギュラーだけでなく、いま・その場で起こることに追われてしまい、最もやるべきことがどんどん後回しになってしまうねん!それじゃ完全に失敗の1日になってまうよね?もったいないでっ!!

ちなみに、学生さんの場合は、この時間当たりの計画表は試験勉強に使えるで!!!

 

時間を有効に使うコツ ②:絶対にやらなければいけない事は朝一番にする

業務開始時刻前は最も誰からも邪魔されず作業がはかどり、集中力も最大に発揮できるゴールデンタイム!!!

先ほどの1日のザックリ計画で黄色のマーカーを引いた部分が絶対にやらなければならない事や。赤線の下線が引かれている翌日準備は、どうしてもできなければ朝一番でやればいいねん。

朝一番っていうのは体も心も脳も疲れていないので、1日でイッチバン時間当たりの作業量が稼げる時間帯やねんで!!

開店前やから患者さんは来ない。電話も鳴りにくい。スタッフも全員揃ってないような早い時間であれば同僚に気を使って話をする必要もない!

完全にフリーになれる時間こそが、朝一番や!

けいしゅけ

朝の30分は就業前の2時間分に匹敵するくらい作業ははかどるように感じるわ。僕はね。

僕が知る限り、仕事がメチャクチャできる人は100%出勤時間が早いわ。

学生さんの場合、朝一番に前日の授業の復習をするなどに時間を使うのがオススメやで!

 

時間を有効に使うコツ ③:やりたくないけど、やらなければならない事は即行動せなアカン!

「明日やろうは、バカヤロウ」

結構有名なセリフ。2007年のフジテレビ系月9ドラマ「プロポーズ大作戦」で山ピーが夏八木勲さんから言われるセリフや。

「今度やろうは馬鹿野郎、明日やろうも馬鹿野郎。思い立ったらすぐ何でもやらなきゃ駄目だ!」

「言いたいと思ったら言う、言わないでも伝わるなんて思ったら大間違いだぞ!」

これ、完全に仕事にも通じるものがあります。

「ホンマは今やらなあかん調剤やけど、ムッチャ時間かかりそうやし患者さん後から来るから今はやめとこう・・・」

とかね、あるあるやねん。

そうこうしているうちに、患者さんが来てしまって結局待たせてしまう。サイッテーな結果を生み出す。

ホンマ、バカヤロウやで。

やりたくないことって人間だれしも避けたいけれど、仕事やろ?

やらなアカンことやねんから、さっさと嫌なことは終わらせた方が精神衛生上も良いって!

逃げずにやりましょう。

アナタがやらなければ、結局周りが迷惑します。患者さんを待たせるなど、顧客に迷惑がかかるなんていうのは・・・論外!

業務時間は限られているんやし、やらなアカンことやねんから、やりたくない事はサッサと済ませましょう。結果的にそれが最も業務時間を有効に使えます。

けいしゅけ

やりたくないことやけど、やらなアカンことの優先度を高くするっていうのは仕事をする上では非常に大事な習慣や。

やりたくないことでも、何度か繰り返すうちにやりたくないとも思わなくなってくるねんで?

ちなみに、学生さんの場合やけど、学校の勉強の予習と復習なんかがこれに当たるわ。あとは家族と話をする時間を持つ。とかね。

 

時間を有効に使うコツ ④:入念に事前準備をすることで時間の無駄を最小限にする!

非常に大事なこととして事前準備を挙げる。

よく仲間に注意するねんけど、在宅業務で配達に行く直前に荷造りをするのってメッチャミスりやすいねん。

「やばっ!もうこんな時間や!急がなっ!!!」ってなることって結構多いのよ。

もしくは、急ぎの配達の要請が入って、結果的に急いで配薬準備をしなければならなくなるケースもその1つかなぁ。

こんな状況になるとホンマによくあるのが、施設の方に渡すはずの書類をもって行き忘れるなどといったミスやねんけど、

ハッキリ言うて事前準備をしっかりしてりゃ100%避けられるもんや。

朝のうちにやっておけばええねんて。時間を有効に使うコツ②:絶対にやらなければいけない事は朝一番にするそのまんまや。

そのほか、外来業務において薬の発注が遅れて在庫切れを起こす。なんて言うのも原因を追究すると「朝の段階で薬を入れておく場所に既にあまり薬が入っていなかった」なんてことって多い。

これも、事前に薬を入れておくところを見て在庫の量をチェックしておき、少ないと思ったら発注をしておけばよかっただけやん?

けいしゅけ

事前準備を完璧にしておくと、けっこう高い確率でミスや時間のロスは避けられるねん!

仕事は準備が9割!なんか本のタイトルみたいやけど、こう思っておくといいよ

 

時間を有効に使うコツ ⑤:作業一つ一つを「何分でできるか?」時計で測ってタイムトライアルする

次はちょっと視点を変える。

業務時間を最大限に使うためには計画し、事前準備をし、朝一番に大事なことを済ませ、やりたくなくてもやらなきゃならんことはさっさと済ませてきたアナタ。

次にやってほしいのが、

作業にかかる時間そのものの短縮

これや。

例えば、半錠を作るとしよう。100錠の薬を半分にして、分包する。

これをするのにアナタは大体何分かかりますか?

この質問に、「おおよそ〇分やな」と答えられない人は、時間感覚が甘い。

イコール、業務時間中にできる作業量は多くない人やと思うわ。

だって、自分がどの作業を何分でできるかを把握してないなら、圧縮しようって気もないやろ?そんな人は仕事が早くなるわけないねん。

耳が痛いかもしれへんけど、僕は社会人1年目に先輩に子の事を叩きこまれましたわ。

「この作業を20分でやれ。10分後に作業がどの程度すすんでいるか報告に来てね」

そう言われた社会人1年目のけいしゅけ。

振られた作業は棚を掃除するというもの。いつの間にか作業に集中してしまい、途中経過を報告する10分を大きく超えて15分後に報告に行くと、

「お前そんなんじゃダメだ。時計見ながらやってないだろ?こんなんじゃこの先・・・キツイな。」

いや、その言葉がキツイんですけど。

そう思ったのを覚えている。せやけど、その先輩に鍛えられたおかげもあり、作業に対して何分かかっているか?を意識できるようになってん。そしたらね、無駄な動きをしている場合はそれをなくさなきゃ!って自然に思うようになったし、作業自体をスピードアップしてやるクセが付いたのよ。

結果として、1日でできる作業量は1.3倍くらいにはなったわ。

けいしゅけ

すんごい初歩的にもかかわらず、きちんとできる人は少ないのが作業時間を意識することやねん。

そやけど、だからこそこれができるだけで回りと比べて圧倒的に仕事のスピードを上げることができるねんで!!

 

時間を有効に使うコツ ⑥:確認作業には時間をかけ、ミス挽回にかかる時間ゼロを目指せ!!

時間を有効に使うコツ⑤の作業スピードを上げることに集中し過ぎると、今度は速さに集中してしまい、正確さが落ちてしまう。

しかし、失敗すればわかると思うけど、失敗したことによるマイナスを取り戻す作業はもともとの作業の何倍も時間や労力がかかるもんや。

例えば、軟膏を2種類混ぜるとしよう。

Aという薬が30g、Bという薬が20gで合計50gの軟膏を作る場合。

これを焦ってしまったがために

Aという薬が20g、Bという薬が30gで合計50gの軟膏を作ってしまったとしよう。

間違えた薬を作るのに7分かかったとして、それを間違っていると気が付いて、もう一度正しいものを作ろうとすれば、作り直し始めるまでに5分はかかっている。そして新たに7分かかる。

間違っている薬を作っている時間と、作り直し作業開始までにかかる時間の合計がロスした時間になる。

患者さんは7分~10分待てばいいだけのところを20分から30分ほど待つ羽目になるわけや。

ね?めっちゃ挽回に時間かかってるでしょ?

仮に、間違えないようにしっかりと確認しながら13分くらい時間をかけて軟膏を混ぜたとしても、ミスるより10分は早く調剤が完了するってわけや。

これが5件1日にあったとしよう。つまりミスをしっかりと確認作業に時間をかけることで5件防いだとすれば、

単純計算で1時間ほど時間が浮くねん。

けいしゅけ

まさに、急がば回れの典型やね!

 

時間を有効に使うコツ ⑦:ミスが起こったら、「なぜそうなった?」を5回自問し、感情論ではなく、理屈で回答し客観的かつ誰でも実行できる改善策を見つけ出せ!

圧倒的にできる人が少ないのがコレ。

ミスをすると誰でも言い訳をしたくなる。

これは、調剤過誤を起こした薬剤師が再発防止策を作る為の3つの手順の記事でも書いたことに近いけれど、てか、ほぼ一緒やねんけど、

言い訳したり、ミスした人をかばうのは改善につながりません。

例えば、28錠取らなければいけない薬を30錠渡してしまうというミスが起こったとしよう。

①なぜ間違えた?

⇒注意不足。28錠の処方だという事を処方箋を見ていたにもかかわらず30錠と思いこんだ

②なぜ思い込んだ?

⇒処方箋に書かれているほかの薬で、〇〇吸入薬 28吸入 というものが直下にかかれており、この「28」が思い込みの原因になった可能性が考えらえる。

③なぜ直下の処方の「28」に意識が向いて思い込むのか?

間違いが起こった薬の処方量について、1日量の確認と、処方日数の確認をしっかりとできていないため。

④なぜ確認できないのか?

目で見るだけの確認しかしていないため。

⑤なぜ目で見るだけの確認しかしないのか?

⇒時間を短縮したいと思うあまり、エンピツで印をつけるなどと言う作業を省いてしまった

どう?5回「なぜ?」を繰り返したら、原因、わかったんとちゃう?

例として描いたにもかかわらず、やたらとリアルな感じが出たので、ええ感じやなと自己満足中。

 

どう?例について整理すると、ミスが起こった原因は、「処方の確認を目視だけで行っており、エンピツで印をつけるといった動作をしないために結果的に直下に書かれている処方の28が印象づいてしまった」からやんね?

こうなれば、改善策は簡単で、

「処方の確認を目視だけで行わず、エンピツで印をつけるといった動作をする。直下に書かれている処方の28が印象づかぬよう、処方と処方の間にエンピツで線を引いて思い込まぬようにする」事

これならば、誰にでもできることやし、皆が起こしてしまいそうなミスと対処法を共有できるので非常に大事なことになる。

そして、ミスの数を減らすことにつながり、結果として業務時間を有効に使える事につながるわけだ!

 

時間を有効に使うコツ ⑧:自分の行動を書き出し「ムリ・ムダ・ムラ」がないかチェックする

ムリ:一人で抱え込むには作業量が多すぎる⇒誰かに協力を求める

ムダ:今やる必要がない動作をしている⇒今やるべきことを選定し、そちらに集中

ムラ:日によって作業をする時間帯が異なる⇒同じ作業は同じ曜日・時間にするとかかる時間にバラツキが生じにくい(同じ曜日・時間なら状況に変化が起こりにくいから)

こうしたムリ・ムダ・ムラを書き出し、改善するだけで圧倒的に仕事は単純化できる。

他にもあるこんなムダ

  • 歩く歩数が多い(動線が悪い)
  • 私語が多い
  • モノを探さないと見つけられない(探す時間の無駄。定位置管理できてない)

けいしゅけ

ムリ・ムダ・ムラは減らすほどに効率的な仕事ができるようになるで!!!

 

時間を有効に使うコツ ⑨:職場の業務手順に「ムリ・ムダ・ムラ」がないかスタッフ全員で書き出して改善案を出そう

コツ⑧と同じ。店舗におけるムリ・ムダ・ムラを減らそう!に拡大したバージョン。

棚の位置、店舗に配置している棚などのレイアウト自体に動線が悪くなるなどのムダがある?

などの検証と、改善の試行を繰り返す必要がある。

また、店舗スタッフ全員で話し合う事で共通認識になるので、明らかに妙案も出やすいし、全員が一気に業務手順改善できる可能性が高くなる。

時間を有効に使うコツ ⑩:仕事は仲間とシェアしなければ絶対にスピードが出ない!

当たり前だけれど、仕事は一人でやるものではない。

お互いに助け合ってやることがモチベーション維持につながるし、得意分野は個人個人で異なるので、それぞれの得意分野を活かした作業分担をすることが生産性をあげるコツや。

これはサッカーなどのスポーツに通じるのでそれを連想してもらうとわかりやすい。

各人の得意分野や守備範囲を全力ですることによって総合力が高くなり、結果を生み出しやすくなるねん。

なので、お互いに得意分野を認め合えるような普段からのコミュニケーションってめっちゃ大事やで!

 

けいしゅけ

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