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調剤薬局で薬の在庫が不足または無い時に知っておきたい4つの対処法

調剤薬局で薬が不足・在庫がない場合の対処方法

調剤薬局で薬の在庫が不足または無い時に知っておきたい4つの対処法を今回は書き記して行こうと思います!

処方箋を受けた時、次のように処方箋に書かれている薬がない場合があると思う。

  1. 在庫している品目ではあるが、数量が不足している場合
  2. そもそも在庫がない場合

これら2つのパターンがあると思うねんけど、対処法を多く知っていれば焦らずに済むと思うのよ。

なので、けいしゅけが常套手段として使っている対処法を4つ提示してみようと思いますっ!!!

ほな、いこかぁ~

処方量に対して在庫している薬の数量が不足した(または無い)場合の対処法

処方箋に書かれている薬のうち、よくあるのが一部は在庫しているんだが、一部の品目に関して数が足りない!(てか、1個もないっ!)というパターン。これに対する対処法を書いていくで!!

僕が挙げる4つの対処法は以下の通りや。

  1. 近隣薬局から借りる、もしくは分譲してもらう
  2. 患者さんに薬局へ再来局してもらう
  3. 患者さんのお宅の住所と電話番号を確認し、郵送する
  4. 患者さんのお宅の住所と電話番号を確認し、お届けする
けいしゅけ
まず、こういった対処法があるということを知っておくと落ち着いて患者さんに応対ができると思う☆
タコちゅけ
先生、不足したことをすぐに伝えることと、その対応をどうするか話すこと、現在は薬の手配をしていてお待たせしてしまっている事を患者さんにお伝えすると良いんでちゅよね?
けいしゅけ
うん☆

記事では不足してしまった時の対処方法を紹介しているけれど、実際に現場ですることの中でイッチバン大事なんは患者さんに状況と対応策を伝えることやわ。なぁんも言わんと待たせるなんて有り得へんで。

MEMO
レアケースとして、患者さんから「その不足してる薬は手持ちが余ってるからいらない」と言われることがある

この場合はドクターに疑義照会して処方日数の短縮、もしくは削除をお願いすることで対処できるわ。

ちなみに、この場合重複投薬・相互作用等防止加算を算定できるで。『残薬調整をする』という仕事をしたわけやから、薬剤師としての仕事を記録として残すためにも算定しておきたい(決して儲ける為ではないことを強調しておくわ)。

対処法① 近隣薬局から借りる、もしくは分譲してもらう

最もポピュラーな対処法。てか、日常において1stチョイスはこの方法や。

なぜか?それはね… その場で処方された薬の全量を患者さんにお渡しできるから!

まぁ、書いておいて言うのもなんやけど「当たり前やがな」って理由。

まじめに書いておくと、患者さんにとっても薬局側にとっても、その場で薬の数量が不足しているという問題が解決する。

・・・この方法を知らない薬剤師はいないと思うので、次に進むで~

対処法② 患者さんが不足薬を取りに再来局するパターン

「おいおい、不足しておきながら患者さんにまた足を運ばせる手段なんてナシじゃないのか?」

そんな疑問を抱く方もいるかもしれないんやけど、実は患者さんの再来局によって不足薬を後日(処方箋を受けたのが午前中ならその日の夕方)薬局にて患者さんにお渡しする場合というのは少なくないねん。

理由は3つ
  1. 患者さん自身が、自分のタイミングで不足分を受け取りたいと考えているから。(宅急便による郵送やと不在で受け取られへんなどの理由がある
  2. 患者さんが近所に住んでおり、「取りに来るから送ってもらわなくてもええで~」と言ってもらえることがあるから
  3. 患者さんが近日中に検査結果を聞きに来る、もしくは別の病院(別の科)に受診する、または買い物などで薬局の近くを通るついでに薬局に寄ることができるから
けいしゅけ
ここでも大事にしたいのは、患者さんの都合や。

お薬が不足してしまっているのは、どんな理由であれ患者さんに迷惑がかかるんやもの。できる限り誠実な対応をしたいやんね☆

基本的にはお届けに上がりたいところやけれど、自宅まで来てほしくない方もいる。

郵送で送らせてもらう手段では、患者さんによって仕事で自宅に戻る時間が遅く週末まで受け取れない場合があるねん。

不足薬を患者さんの手に渡るための手段は色々と考えられるけど、どれがその患者さんにとって都合が良いか?をお伺いするって大事やで☆

患者さんの再来局によって不足薬を薬局でお渡して完結するパターンでした。

患者さんの来局までに時間がある場合の不足薬の調達方法

不足薬を患者さんにお渡しするまでに時間的に余裕がある場合(FAX処方箋で患者さんが来局するのは数時間後になる場合など)に使える薬の調達方法を書いておこう

  1. 近隣薬局に在庫がない場合は、卸の担当者さんに不足薬を卸している薬局を調べてもらう。在庫している薬局が見つかれば分譲依頼をかけ、分譲してもらう。(不足薬があまり動かない商品の場合)
  2. 患者さんが当日中に再来局する場合、メディセオの分割品発注は魅力的(不足薬があまり動かない商品の場合)
    分割品の当日配送が無くなってしまったので今は使えない手段になってしまいました。③の急配をお願いするが代替策でしょう。
  3. 単純に発注して納入する。当日に再来局されるなら急配依頼で卸に発注する。(不足薬がよく動く商品の場合)

選択肢の1.は普段から卸の担当者さんと人間関係を作っておかないと成立しないやり方やねんけど、使えると非常に心強い。ほぼ不足した薬が手に入らないことはないからね。

けいしゅけ
ちなみにやけど、在庫が不足した時に患者さんに対応方法を聞く場合、僕は次のような言い回しを使ってるわ。

「不足したお薬についてですが、どのように対処させていただくのがご都合よろしいでしょうか?こちらからご提案できるのは、郵送させていただくこと・お届けに上がることです。受け取りが難しい場合や家に来てほしくない方もいらっしゃいますので、その場合は不足分のお薬を薬局でお預かりしておき患者様のご都合のよろしい時に受け取りに来ていただくという方法も提案させていただいております。」

はじめから来てもらうことを前提に話さないようにする、っていうのが重要なポイントです☆

不足薬の対処法③ 患者さんのお宅の住所と電話番号を確認し、郵送する

対処法②で触れているので、サラッといこうか。次も王道の方法やねんけど、不足薬を郵送するというもの。

注意やっ!
患者さんの住所と電話番号は薬局に登録されているものから変わっている可能性あり!絶対に確認しよう
これ、対応に慣れていないとやってしまう失敗やねんけど、郵送したら住所不明で戻ってくるという大失態のリスクがあるねん。

登録されている住所や電話番号は、以前聞いたものであって現在は変わっているかも知れないという事が盲点になって起こる。

なので、郵送すると決まったら患者さんに必ず登録されている住所と電話番号が合っているか?の確認をしよう。集合住宅の場合なら、集合住宅の名前や棟の番号までしっかりと確認する必要があるで!新患アンケートに書かれる住所って意外と患者さんが省略して記入していることが多いので、こういった機会に正式な住所を聞いておこう。

最後に、宅配便での郵送となった場合には時間指定の希望があるか?を聞くことも忘れずに!

ちなみに、郵送となった場合は、郵送方法で以下の事を必ず意識的に行おう!

  1. 郵送している最中に薬が潰れてしまうことがないように、プチプチ(緩衝材)で保護しよう。
  2. 一筆箋などで、不足したことに対するお詫びのメッセージと、利用していただいた事に関する謝辞を書いて同封しよう
  3. とにかく、薬の入れ方・一筆箋の折り方や入れ方・封筒の封の仕方など全てを丁寧に行おう。心遣いや配慮は必ず患者さんに伝わるで!

薬が不足していて、せっかく来局した患者さんに全てそろった状態でお渡しできなかったという薬局側の落ち度(それがやむをえない事情があったとしても患者さんの立場から見れば、薬局側に落ち度がある)を申し訳なく思う気持ちと、数ある薬局から自分のいる薬局を選んでくれた患者さんへの感謝を伝える機会なので、郵送となった場合には気持ちを込めて対処しよう!

ちなみに、不足薬が出た時のお詫び文については、別記事でテンプレートをダウンロードできるようにしています!是非ともリンクから併せてお読みいただければと思います!

sorry薬が不足した時のお詫び状ってなんて書いたらいいですか?
けいしゅけ
冷所品や、体積の大きい薬だけでなく、非常に高価な薬で万が一にもプチプチ(緩衝材)を巻いていても潰れてしまっては困る!という薬の場合は宅急便で送ることを選択しよう!

過去にプラザキサカプセル(抗凝固剤)を郵送した時に、「プチプチで巻かれてたから潰れてはいなかったけど、カプセルがシートから飛び出してたで!悪いけど交換してくれへんか?」とお叱りを受けた経験があります、僕。

不足薬の対処法④ 患者さんのお宅の住所と電話番号を確認し、お届けする

最後にこの手段。

この手段を使うのは、3つの場合に限られると思ってほしい。

  1. 不足したのが、全量である場合(在庫がなかった場合)で、すぐに服用開始の必要性がある場合
  2. 不足したのが、オピオイド(麻薬)
  3. 郵送ではお渡しできている薬がなくなるまでに届かない可能性がある

①については、もはや当たり前の域を出ない。せっかく処方箋を持ってきてくれた患者さんに1つも渡せなかったのにもかかわらず、他の薬局へ行かずに自分の薬局を選んで薬をもらうよって言ってくれた患者さんに対してこちらができる精一杯の対応方法やんね?お届けに行って迷惑にならない時間を確認したうえで訪問し、お渡ししましょうや。

②についても、常識。郵送とかありえない。紛失した時点で警察沙汰やし!つべこべ言わず、黙ってお届けしましょう。

③についても、①と同じような理由やね。とにかく、せっかく自分の薬局を選んで来てくださった患者さんに対して、精いっぱいの対応をしたいですよね☆

郵送で済むならお届けに行くべきではない?

薬剤師の時給はおよそ2000円。郵送で済むのならば、時間的にも労力的にも金銭的にも郵送の方が良いかも知れへん。少なくとも、患者さんが郵送で良いと言って下さっているのにお届けに行くのは、薬局側の自己満足になりかねへん(自宅に来てほしくないのかもしれへんもん)。

忙しい時間にお届けに来られても迷惑になる可能性はわきまえておきたいなぁって思うんです。

実際に患者として薬局を利用して不足が生じた場合には、僕は確実に郵送にして欲しいって思うんですなぜかというと、僕は仕事で帰りが遅いことが多く、自宅には小さな子供が3人いて、妻も家の中で家事に忙しいから…。

薬局長としての立場から考えても、結論は同じ。

人件費と労力、お届けに行くスタッフが抜けている間に薬局が混んでしまって、外来患者さんを待たせてしまうリスクなどを総合的に考えて、患者さんが郵送で良いと言ってもらえているのに「お届けに行く」というのは判断ミスとしか思えない。

薬剤師がお届けに行くとして、患者さん宅を探すのに苦労したとしよう。繰り返すけど、薬剤師の時給って2000円ほど。お届けするのに往復で1時間半かかったとすれば3000円の経費がかかったことになる上に、薬局内は薬剤師マイナス1人の状態で業務を回さなければならない状態になっているんやもん。ちなみに事務スタッフさんにお届けをお願いするとしても、人員がマイナス1人になるのは変わりがない。

郵送で良いと患者さんが言って下さったのならば、薬局は郵送で対応するのが正解なんちゃうかなぁって思う。ただし、郵送に当たっては先に書いた通り丁寧に、気持ちを込めて行うのが礼儀や。

薬を郵送するときに添えるお詫び状ってなんて書いたらいい??

これについては、別に記事を書きました。

無料ダウンロードできる形で、『不足薬郵送時のお詫び文書』のテンプレートを配布しています。

クリックしてページへ移動する

sorry薬が不足した時のお詫び状ってなんて書いたらいいですか?

まとめ

今回は在庫が不足(全欠)した場合の対処方法について書いていきました。

けいしゅけ
この4パターンの対応方法は管理薬剤師さんはもちろん、新人薬剤師さんにも知っておいて欲しいです。あらかじめ知っておくと、不足が出た時の対応で慌てなくて済むもんね☆

最後に伝えておきたいのは、やむを得ない場合以外でのお薬の在庫不足は薬局側の落ち度であるという事!対象者が一人もいないような品目ならばまだしも、何人かに出ている薬なら切らさないようにするのが在庫管理やと思う。

急配をかけると卸さんにも迷惑がかかるし、何よりも患者さんに迷惑がかかるってことを忘れたらアカン気がする。


今回の記事はここまでや☆

最後まで読んでくださってホンマおおきにっ!!お時間を使って読んでくださったことに心から感謝申し上げます!

けいしゅけ
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