会議の無駄を省き、効率よく結論に導くたった2つのコツ

会議の効率化に必要な2つのポイント

今回のテーマは会議にありがちな2つの無駄を効率化するたった2つのコツや

そう、会議って無駄がつきものなのが特徴です。本屋さんに行ってみてみぃ?

会議の無駄な部分を指摘する本を必ず1つは見かけるわ。私が経験した会議では大抵これから挙げる無駄が含まれます。

改善を提案するためにも記載していきましょう。

併せて読んでください☞こんな調剤室が大嫌い!3つの事例と改善提案

無駄① 会議のテーマと内容があらかじめ知らされてない

これって最も無駄なヤツなんです。なんで会議を始めてから議題が発表されるの?

アホちゃう?

なんの準備もなく会議を始めてどないすんねん?井戸端会議とちゃうねんぞ(笑)

引き起こされるロスは以下の2つある

  1. 会議にかかる時間を無駄に長引かせる(だって、議題を求めるところから始まる場合すらあるんやもん)
  2. 会議の議題が十分に討論されないまま終わる(なんの為の時間やったん?いい大人が集まってアホらしい)

こんな結果を引き起こしがちなんですわ。

ほんまアホくさい。

大抵の会社では会議の下準備を怠っているか、下準備と考えているものがズレている。

  1. 会議の日時のお知らせ
  2. 参加人数を把握する

これを会議前の準備としている会社、けっこうありますよ。一般的だ!と考える方もいると思いますが、ピントがずれているんです。

先に挙げた日時と人数の把握は会議の準備をするための情報に過ぎないんです。つまり、これらは会議の準備ではないのです。

会議の準備ってのは、議題をあらかじめ知らせて、考えをまとめておいてもらうことや!

会議がはじまってから資料を見せたのでは資料を読む時間と考えを述べるために考える時間を必要としますよね?

その時間、必要ですか?無駄やんな??

ハイ、①会議にかかる時間を無駄に長引かせる

これに繋がっちゃいましたよ。トホホ。

いきなり資料を見せられて、「ほな、ディスカッションしてください!どうぞ~!」

言われても・・・資料も読んでないし考える時間もないのに話し合えるわけないやろ!

そう思いませんか?

みんな資料を読むところから始まるんやもん。考えはスグまとまらんからディスカッションできるレベルにならへんって(笑)

結果として質問や意見も出ないわけです。

ハイ、②会議の議題が十分に討論されないまま終わる

これに繋がっちゃいましたよ。トホホ。(2トホホgetだぜ!アホか!)

ついでに、会議を開くホスト側がイライラするだけ。

結果としてどうなるか?会議全体がただの申し送り会に成り下がってしまうのですわ。

「・・・そんなわけでこの事について次回までに考えておいてください」

そんな締めの言葉が出ようもんなら最低や。

次回やなしに今回結論出すべきやったんちゃうん??

そう突っ込みたくなります。

 

けいしゅけが提案する効率化策①⇒プレ会議の充実

とにかく準備を入念に行うことを提案していくで!

会議の席に着いた時にすでに議題とそれに対する各自の意見は共有化されてあるべき

  1. 会議前に会議の議題と資料を参加者に渡しておく。
  2. そしてあらかじめ期限を設けて質問をメールさせておき、回答を付した資料を会議で渡す

この2点を一般的な会議の事前準備に加えるという方法。

これで会議が始まってから資料を初めて読み、考えるという時間を省く事ができます。

また、先に会議の内容が事前に参加者へ伝わり、参加者の疑問や意見をあらかじめ収集しておくことで意見の一覧を資料としておくことができます。

これを基に議論をするのが最も効果的な結論を出し易くする方法でしょう。

議長側としても会議を進行し易くなります。意見や疑問が集中する箇所に力点を置いて会議を進めればいいわけですから。

また、会社サイドから会議参加者に伝えたい事を伝えやすくする作戦を練る時間を作ることができるのもメリットでしょう。あらかじめ寄せられた参加者の意見などの反応を見ることができているので、どのように伝えるか作戦を立てることができる訳です。

つまり、

  • 会議の進め方、段取りが明確になるのです⇒議長側のメリット。
  • あらかじめ議題の内容がわかり、質問や意見を述べておけるので会議が始まったと同時にその回答を得ることができる⇒参加者側のメリット
  • 意見を活発に交わすことに会議の時間を十分に費やせる⇒双方のメリット

実は当たり前の話をしているんですが、これ、実践している会議って少ないですよね?
あなたの会社はどうですか?

 

ポイント①:
会議は当日までに内容は伝えておき、意見や質問を集めておく。
当日はその回答及びディスカッションにあてる

 

無駄② 毎回特定の1ヶ所の会議室に集まる

会社の規模にもよりますが、県をまたぐレベルまで成長している会社であれば、会議室で会議をするのはナンセンスです。

移動時間を考えないのは人件費のロスにつながる

例えば東京を本社としてこれを中心に、千葉、埼玉、群馬、栃木、神奈川と展開する企業だったとしましょうよ。

会議は毎回東京本社で行う。

その場合、電車の路線の問題で群馬や栃木から会議に参加する人の移動時間は長くなる傾向になるでしょう。

千葉や埼玉、神奈川からは片道平均40分で東京本社に行けるとして、

栃木や群馬からは片道平均55分かかったとすると、往復で30分も他の県の参加者よりも無駄な移動時間がかかっています。

もちろん移動中に会議はしていませんから、純然たるロスですよ。

 

けいしゅけが提案する効率化策②⇒WEB会議

各支店や、場合によっては会議参加者の自宅PCからWEBカメラにて参加する形態をとる

どうしてもライブで行わないといけない会議(まぁ、あんまりないでしょうね)を除いて、定例会議などはわざわざ移動時間をかけ、交通費を支払い、広い会議室を時間借りする必要はありません。

むしろ経費削減になるのでWEB会議とするべきと言いたい。

これには経費以外にもメリットがあり、当日に急な仕事が入った社員でも参加しやすくなるのです

WEB会議であれば会議会場に向かう時間はほぼなくなります。

パソコン、WEBカメラ、WEBマイクがあればそこが会議室になりますから。

車を使った移動をする社員であれば車の中が会議室になります。

この提案は提案の1つ目と連動します。

これは事前に会議内容を各自が理解しているからこそ成り立つのです。

議長からホワイトボードを使っての参加者へ議題に関する細かな説明は不要になりますからね。

意見や質問に対する回答もメールで送信すれば出先の社員もそれを読んで会議に臨めます。

ポイント②:
会議は会議室でするんじゃない、そこら辺でやるんだ!
必要なのはPCとカメラとマイクのみ。

 

最後に

今回は2つの無駄と提案について書いてきました。

特に参考文献などは見ておりません。完全に経験上思ったことを書いてみました。

もはや当たり前にやっている会社もあれば、どちらもやっていないという原始的な会議という儀式を行っている会社もあるでしょうね。

あなたの会社はどうですか?またあなたの意見はどうですか?

けいしゅけ

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