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会議の質を高める3つのTips|会議後スグ行動できる会議をしよう

会議の質を高める3つのTips|会議後スグ行動できる会議をしよう

この記事では,会議=年会のような大きなものを指しません。会議=プロジェクトの進行途中で複数回にわたって行われる意思決定の場と定義して記述します。

この記事の要点まとめ

  • 会議のテーマはできれば1つに絞ろう
  • 会議は関係者のみが少人数・短時間・複数回行うのが良いのではないか?
  • クラウドソフトを駆使して会議資料は事前に共有し,各人が意見をもって参加すべし
  • 会議後に資料は現場スタッフへ即フィードバックしよう
目次

会議は幹部のしゃべり場ではない|井戸端会議になってはいけない

【毎月〇日に集まる5時間ほどの定例会議】って意味不明です。話し合う議題が決まってもいないのに,会議をする日と”5時間の拘束時間”だけが決まっているって…。

会社幹部は,暇なの?

現場のスタッフが毎月〇日に全員出勤して,5時間のミーティングしてますって言うたら彼らは何ていうのでしょう??想像してみました。

幹部:「キミたち,何をそんなに長時間にわたる井戸端会議をすることがあるの?普段からもうちょっと情報共有しておけばこの時間は削減できますよね??人件費を考えてください。ともかく,いま目の前にある仕事を効率よく終わらせていってもらえませんか?」

なんか,こんなニュアンスのことを言いそうですね。特大ブーメランを渾身の力で投げて来てくれそうです。なので,まず心の中の声を言葉にして表現しておくと…

大変恐縮ですが,そのお言葉をご自身が参加されている会議に適用していただけませんか?

こうなります。では,どうすればいいのでしょうか?現場スタッフにも当てはまるように考察していきます。

会議の質を高めるTips| 会議のテーマをできるだけ1テーマに絞る

会議の議論テーマはシンプルに
会議の議論テーマはシンプルに

まず長時間の話し合い(会議/井戸端会議)の特徴として,議題が複数存在しているのに加えて,その場で議題が発生することがあげられるのではないでしょうか?

たしかに,議論している中で話が横道に逸れることは良くありますし,それ自体は決して悪いものではないでしょう。しかし,限られた時間で今後の方向性を決めるのに議論が満足にされないまま議決に至るのは決定自体に問題を残す可能性を増やしてしまいます。

会議をするなら,テーマを1つに絞るのが良いと僕は考えます。

いやいや!議決しなければならない議題がたくさんあるんだ

きっとこうした反論が出ると思います。この場合は決議すべきテーマの優先順位を付け,多くてもテーマは2つほどまでにして日を改めるなどするべきではないでしょうか。

目的とすべきことは何ですか?

結果がどうなろうと,ひとまず決定することではないはずですよね?

顧客に対してひとまず決まったことを提供するのでしょうか。もちろん,いくら時間をかけたとて顧客満足が高まるわけではありません。しかし,上手くいかなかった場合においても充分に議論を重ねたうえで行動したか否かは,反省する際の問題点洗い出しと改善案の策定にかかる時間と内容の質に大きな差が出るのは間違いないでしょう。

少人数で複数回の短時間会議を

この記事について書いている会議は,プロジェクトを進めるうえで複数回にわかって行われる意思決定の場としています。

この場合,会議出席者は主に部長クラス(中間管理職をマネジャー)と中間管理職(現場責任者のマネジャー)といったところでしょうか。

議題となりそうなもの

  1. プロジェクトを開始する前に内容を詰めるためのもの
  2. 現場から上がった進捗状況報告から,方向性の修正や必要な措置の決定
  3. ②の決定を実行した結果の吟味顧客満足調査を通じてさらなるプロジェクトの修正・拡大
  4. 別プロジェクトに向けての計画

この中で,②と③は大人数でする必要性が低く,かつ,できるだけ早く話し合いの結果を現場に戻す必要があります。顧客満足度の向上ができない・現場スタッフの不満蓄積による離職リスクといった問題があるからです。

ともすれば会議は大人数ではなく,必要最小限の人数で短時間,複数回行うのがマネジメントの面からみると効果を発揮しそうだと思いませんか?

これでもなお,複数の議題が溜まる定例会議の日まで議論を先延ばしするのが得策といえるでしょうか?

会議の下準備は念入りに

それでは実際の会議に向けて何をしておくと,効率・効果が上がるかを考えたいと思います。

とにかく,準備です。そして会議をする際に使う資料はクラウドソフトなどで事前に共有しておくとスムーズかと思います。

事前に参加者が資料に目を通して意見を考えたうえで始まる会議は,明らかに議論のスピードも速く内容も濃密です。会議をする時間に生産性はありませんから,会議は短時間でかつ充分な議論をして決定を下していくのが重要です。

顧客は待ってくれません。しかし,満足できないサービスや商品は受け入れてもらえません。早く・的確なサービスおよび商品の改善案を議論を通して決定して顧客にお届けできるよう,質の高い会議を短時間で繰り返すのは非常に大切だと言えます。

会議で決まったことは即日,遅くても翌日には現場へ指示できてなければNG

顧客は待ってくれない…。

そうです,現場にいるスタッフは待ってくれない顧客と日々接してくれています。生産性があるのは現場です。

ここに会議で決めた方向性や方策を1秒でも早く伝えるのはマネジメントの責務だと思います。残念ながら,これができていない場面を見たことがあります。会議に向けて現場から報告を上げるよう命じているにもかかわらずです。

なんのために会議をしたんですか?

少し強い表現をしました。

それくらい,会議結果を現場にスグ届けないのはNGだと思います。顧客に対してはもちろん,生産性ある現場スタッフに対して失礼すぎます。報告を上げるよう命じる権利を持つのであれば,責任をもって情報のフィードバックをしなければならないと思います。

現場にフィードバックするまでが会議です☆

最後に

今回は会議について書いてきました。特に参考文献などは見ておりません。完全に経験上思ったことを書いてみました。

あなたの会社はどうですか?またあなたの意見はどうですか?


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今回の記事はここまでや☆

最後まで読んでくださってホンマおおきにっ!!お時間を使って読んでくださったことに心から感謝申し上げます!

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